引いて考える 〜 資料の作り方

今日は、まとまった時間を確保できたので、提案書を作ってました。昨日の夜から少し手をつけ始め、明日の会議に間に合うことができました。前日にあたる今日の夕方には、関係者にコピーが行き渡りました。集中したので疲れました。

今回は、パワポ（パワーポイント）の資料だったので、言葉の言い回しよりも簡潔さと見易さを重視して作りました。パワポの方が、そういう意味での繊細さは要求されないと思うけど、逆にワード文章ではないので、読み手が思うであろう疑問に上手く先回りしていかないと、「すーっ」と伝わっていくものにはなりません。文章の場合は、前置きやら具体例で、ある程度こちらから誘導することはできますが。

特に、表やグラフを使う場合は要注意です。情報を詰め込みすぎると、何に応えているのかが分からなくなります。表の場合は、意図をしっかりもたないと、単なる「まとめ」の表にしかならず、何かを語らせることができなくなります。しかも、同じ資料でも、聞き手が変わるとメッセージは変わり得るので、単に資料を使いまわすことができない場合だってあります。

今日は、昨日の時点で既にイメージが出来上がっていたので、作業は途中まで快調でした。しかし、ふと「はて？」と思う、工夫が必要なところが２箇所くらい出てきました。そうなると、画面に向かっても良い考えは浮かびません。僕の場合は、突然立ったり、遠目に画面を見たり、あさっての方向を見て考え出たり、と急に挙動不審な人になります。

それを見ていて、「あっ、今は暇なんですね、では話聞いて下さい！」と声をかけられる場合が僕の日常ですが、出張中は誰も気に留めません。なので、思いっきり考えて、ハタっと考えが浮かんで、少しキーをたたいてはまた考え直していきます。

こうして引いて考えた文書は、後から見ても自分の考えが反映されているので自信が持てます。それに対して、締め切りがあって、途中から内容を伝えることよりも、いわば「仕上げるため」に作った文書は、部分的にあやふやだったりして、なんとなく自信が持てません。 パソコンに一度向かうとなかなか反対の方向を向けなかったりするので、気をつけないといけないなあ、と思うところです。

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