プチ仕事改善 〜 いつ誰と何を話したかという会議の記録

大抵の仕事は、ルーティンが決まっていたり、プロジェクトで管理されています。締め切りがあって、それゆえに忙しくなる。仕事が上手く進んでいてもいなくても、時間がどんどん経過し、それに対して必死になるというのが、日常の仕事ではないかと思います。

一方で、会社ってところには、いろいろな仕事をしている人がいます。何をやっているのだろう、と思いますよね。それに、これから一緒に仕事をしたい人や、仕事上関係があるけれど実はよく知らない人も、たくさんいます。

以前にも書きましたが、僕はそういうとき、自分からランチに誘うことが多いです。しかし、忙しくなるとついついデスク飯（デスクランチ）になってしまいます。やっとのことで、久しぶりにキャッチアップする機会を得ても、それが本当に「ひさしぶり」になってしまった結果、何から話したら良いか分からない場合も出てきます。

最近、とても忙しくなってしまい、かと言って自分の仕事に没頭していては、広い視野の仕事ができなくなるという焦りを感じていました。時間は有限ですから、キャッチアップは効果的に行われなければなりません。「本当に困ったものだ」と思っていたところへ、「じゃあ記録をつけよう！」というアイデアが出たのです。

いつ、誰と、どんな話をしたか、を記録します。議事録ではないので、詳しく残す必要はありません。多くて１行でしょう。僕の場合は、何とエクセルで管理しています。「どんな話」を示すのは、数文字のキーワードです。例えば「今年度下期計画」とか「○○プロジェクト定点観測」などです。

自分の方からお誘いすることが多いので、誘ったタイミングによって、どんなテーマについて話すかが自然と決まってきます。「お誘いする人が誰になるか」という問題や、「どれくらい振りに会うか」という頻度の問題は、より大きなビジネスの時間軸に照らして決まってきます。

この「記録」の面白いところは、定期的に話したい人、話さないといけない人については、記録があることで、「そろそろ話すか」という期日管理ができるところです。定期的に話す必要があるなら、「予定をスケジュールに組めばよいじゃないか」という意見もあるでしょう。実際、僕もそれで会議をこなしてきましたが、スケジュールに組むと安心してしまうようです。話す内容がだんだんつまらなくなる。一方で、社内のいろいろな人と定期的に会議を入れていくと、あっという間に自分のスケジュールが会議で埋まります。例え、月に1回1時間としても、20人いれば月3日は会議だけでつぶれます。実際は、週に1回とか、2週に1回という人も多いので、本当に仕事が回らなくなります。

そこで、僕は、そうしたキャッチアップ目的の会議は減速不定期開催にして、「前回から何日経ったから、そろそろこの人と話そう」という考えに切り替えました。おかげさまで、時間を有効に使えるようになったと思います。何しろ、記録はエクセル上ですから、前回の日付と今日の日付の差を取れば、容易にタイミングを測ることができるのです。

【編集後記】「プチ」は、フランス語。最近、フランス語を勉強していない。去年の今ごろは結構頑張っていた。外国語を習うのって、時間もかかるけど面白い。先生がいる場合などは、ゲーム感覚で質問に答える。フランス語は男性、女性名詞があったりするので、ルールが多くって、それを反射的にそろえるのはまさにゲーム感覚。。。でも、そんな話題をしながらも、この瞬間はほとんど覚えていない。。。これはマズイ。。。

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