会議の目的と流れ

良い会議と悪い会議について考えてみたい。今回は、「会議の流れ」について。話の流れと言っても良いだろう。

「会議の流れ」を変える必要があるのは、どんな場合だろうか？１つは、議論が会議の目的からずれているときだ。他には、新しい話題や視点についてあえて議論してみることで、より目的に到達するのを早めたい場合があるだろう。

後者は少しコツがいる。今の話題、話している内容に入りすぎると、新しい視点から物を言うのが難しくなる。逆に、流ればかりを意識すると、今話している内容に入り込めない。このバランスは難しいが、人によって持って生まれた志向はあると思う。僕は、どちらかというと流れを意識するタイプだ。

会議の参加者は、前者志向と後者志向をバランスさせるのが良い。いや、おそらく前者を多数派として、ごくわずかの後者がいる方が良いかもしれない。もしかすると、会議の時間帯や、内容に応じて、前者と後者を使い分けるという達人も存在し得るだろう。

この話題は、何か決まった議題があるような場合というよりも、ブレインストーミング的な会議の場合により当てはまるだろう。決まった議題の場合、新しい視点よりも、あえて反対の意見を述べたり、あるいは反対の意見が出たと仮定してどう考えるか、などの工夫が有効だと思う。

いずれにしても、単に話して「みんな合意しました、はい、おしまい」という会議よりも、「何が最も良いか」などの目的がはっきりしている会議の方が効果も、緊張感も高い。いわゆるYes, Noで片付く会議よりも、5W1Hの質問に対応した会議に仕立てるのだ。

何故、こんなことを書いたかと言うと、今日は年初め恒例のブレインストーミングがあった。会議をより良いものにするためには、恒例と言っても、いつもと同じような目的で良いかどうか、まず疑問を持たないといけない。そして、目的が違うとなると、何がベストな議題なのか、参加の促し方はどうか、などについて考えないといけなかったのである。

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