効率アップのための環境作り

仕事術

会社のPCが新しいものに変わった。これを機に、PCのデスクトップをはじめとした仕事環境を、徹底的に使いやすくしたい。今考えると、仕事人にとっては当たり前のことだらけなのだが、以前は「忙しいので後でやろう」「そんなことよりも、目先の仕事だ」と言い訳をつけては、ほったらかしにしていた。

例えば

  • 不要なメールは、送信者に送らないよう依頼する
  • 不要ではないが、すぐに見る必要のないものは、仕訳ルールを使って別のフォルダに移動しておく
  • 辞書ツールで、定型文を登録する。例えば「よ」と打つと、「よろしくお願いします。」が出てくるなど。
  • 連絡先をアップデートする。頻繁に連絡する人の、メアドと電話番号は登録しておく。
  • コミュニケーター（チャットソフト）をアップデート。常に見える状態にして、いつでもチャットできるようにする。
  • タスクリストを常に開けておく。僕はブラウザで管理できるToodledoを使っているので、メールソフトを見ながらタスクリストが使える。しかも、iphoneと同期しているので、朝や電車の中で思いついたタスクが、会社のデスクトップで見える。
  • 「お気に入り」を整理する。よく使うサイトを、面倒がらずに登録しておく。
  • ノートを1冊にしぼる。これはノート術から学んだことの実践。
  • 本当に必要と感じるまで、文書は印刷しない。机の上がきれいになった。
  • なるべく多くの文書やメールを、フォトリーディングっぽく眺めて、読むかどうか、あるいはキーワードだけ拾うかの判断をする。

パソコンの設定などは、最初に2分かけておけば、その後の「不要メールを判断して削除する」ための3秒が削減できるから、1日1回もらうメールなら40日で元が取れる。こんな当たり前なことなのに、忙しすぎると、どうでも良くなっていたのだ。

今のところ、この環境にしてすごく快適。問題は続くかどうか、だけれども。




【編集後記】
久しぶりの仕事も、5日間の平日をこなしてきて慣れてきました。体調を崩す前は、無理してこなしていたと思われる仕事を、今回は変えたいと思っています。その見極めには、時間が必要だと思います。引き続き、キャッチアップすることが多い毎日ですが、どういう手段でやったら良いか、何が効率的か、などの点については忘れていないものです。




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