キャッチアップ・ミーティング〜要件ではなく相手を知る会議とは！

会議には大勢集まるミーティングと1対1のミーティングがあります。僕はミーティングで30分とか1時間とか、長い時間を割くのはあまり好きではありません。なぜなら、1日のうちある主題で1時間もの時間を拘束されると他のことがどんどんできなくなるからです。大勢集まる会議なら、仕方がないと思うことも多いですが、1対1のミーティングはなるべく短くしたい。

1対1か少人数で済む、ちょっとした用件の場合は、電話で済ますか、少し時間をかけてでも相手の席に寄らせてもらって、話すことが多いです。このやり方にも不都合はあります。同じチームの人同士なら、相手が話せる状況かすぐに知ることができますが、チームが違うと話すタイミングが読めないことも多いからです。

しかし、それでもこのやり方は効率的だと思います。

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では次に、要件だけの会議ではない場合について、紹介しましょう。

「要件のない会議って？」と思う方がいらっしゃるかもしれません。僕も、今の外資系の会社に勤めるまでは、そうした会議の存在を知らなかった。要件や主題のない会議は無駄以外の何物でもない、と思っていたくらいです。

しかし、外資系では、少し長期的な視点で意見交換をしたり、もっと単純に相手が今やっていることを知る、という時間を持つことがあります。おそらく、日本の組織と比べると、組織が細分化されていないことや、肩書きが仕事の役割を示さないこと、個人がより多くの裁量を持って動けること、から「他人が何をやっているのか分かりにくい」のでしょう。

そうした会議は、「キャッチアップ」と称して行うことが頻繁にあります。「Let's catch up!」と言って、時間を30分とか確保して、あれやこれや話すのです。例外なく1対1の会議ですね。冒頭の要件が決まっている会議とは対照的に、時間をしっかりとって、話すことが多いのです。内容があちこちに飛ぶので、ランチを誘って話すことも多いです。ランチなら、日系の会社でも周囲に違和感を抱かせることなくやれますし、実際僕も無意識にやっていたと記憶しています。

しかし、こうしたキャッチアップは、本来は意識して機会を作っていかないと、忙しさに甘えてしまってなかなか場を持つことが難しいのです。普段、短期的な結果だけを求めて仕事をすると、「何をいつまでにどうやるか」というアクションだけに焦点をあてることになって、パッと会ってパッと決断して、「じゃあよろしく」というコミュニケーションで終わってしまいます。

出張から帰ってきてから、相手の考えもじっくり理解してから議論しないといけないことが多かったので、ふと短期的な結果だけを求めてはいけないなあ、と思ったところでした。

このことは、リーダー的な仕事をしている人に限った話ではないと思います。担当者として仕事をする場合でも、リーダーの視点にたって提案をしたり、次のことを考えたりすることは当然にやりますよね。振り返って見ると、自分より経験のある人や、別のチームで同じ志を持って頑張っている人と、「次に何ができだろうか」と話してきたことは成長の糧になったと思います。

【編集後記】まだ時差ぼけが治りません。夜９時から１０時には寝て、朝４時に起きるというパターン。この日記も、一日遅れでアップロードしています。

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